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La contabilidad de cuentas clientes para prevenir los impagos

  • Publicado por Pere Brachfield
  • - el 04 de junio de 2015
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Una buena contabilización de las cuentas de clientes desde la emisión de las facturas hasta la cancelación de las mismas es una herramienta muy útil para evitar los problemas de cobro.


La contabilidad de clientes debe reflejar con exactitud todos los movimientos, como pueden ser pagos a cuenta, impagados, devoluciones y abonos de forma que en cualquier momento se puede sacar un estado de cuentas perfectamente conciliado.

Consecuentemente el estado de cuentas que sale directamente de la contabilidad de clientes es un documento que recoge todas las informaciones relativas a las operaciones en curso con un cliente y los movimientos en su cuenta.

El estado de cuentas permite de conocer lo que el cliente adeuda exactamente en un momento dado a la empresa acreedora y cuales son las facturas pendientes de cobro.

De esta manera se puede reclamar el pago de las facturas pendientes sabiendo exactamente el saldo de cada una de ellas y argumentar con absoluta autoridad y precisión el importe del débito pendiente así como las partidas que lo forman.

Evitar los fallos en el momento de la venta; ser irreprochable

Las empresas que venden productos o servicios deben tener como objetivo el tener "cero" fallos en su actuación y ofrecer un servicio de calidad a los clientes. La empresa proveedora debe haber actuado de forma irreprochable y poder demostrarlo en cualquier momento: cumplir con todos los requisitos de cantidad, calidad, plazo de entrega, precio, facturación, etc.

Es importante servir los pedidos completos, a su debido tiempo, coincidiendo con la orden de compra y en perfectas condiciones. El proveedor debe atender con diligencia cualquier reclamación del cliente por insignificante que ésta sea y mantener un buen servicio post-venta.

De esta forma, evitando los litigios e incidencias comerciales se eluden las posibles acciones del cliente que se niegan a pagar alegando la existencia de una disputa comercial.

La gestión pro-activa en el cobro

La empresa debe establecer mecanismos que permitan una gestión pro-activa de los impagados. La pro-actividad consiste en adelantarse a los acontecimientos y evitar así los problemas mediante una acción adecuada.

El departamento de créditos debe comprobar que las facturas –sobre todo a partir de determinados importes– son correctas antes del vencimiento de pago con el objetivo de poder solventar el error a tiempo.

Por consiguiente es conveniente contactar telefónicamente con la empresa cliente y hablar con la persona responsable de dar las órdenes de pago, con el propósito de comprobar que la factura sea correcta y que será abonado a su vencimiento.

Una buena práctica de gestión pro-activa es que cuando un cliente paga por adeudo directo domiciliado en una cuenta bancaria, entre la fecha de emisión de la factura y la fecha de vencimiento se le debe enviar una carta recordándole que se va a emitir un giro con un importe, vencimiento y domiciliación determinados e indicándole que si hay algún dato incorrecto, que lo comunique a la persona indicada del departamento de administración de clientes.

Otro ejemplo de gestión pro-activa es contactar con los clientes que pagan mediante pagaré, si transcurridos 20 días desde la fecha de emisión de la factura, no han enviado todavía el documento de pago. El primer contacto puede ser con una carta recordando que deben enviar un pagaré por un importe y con un vencimiento determinados. Ahora bien si transcurridos 10 días desde el envío de la carta el cliente no ha remitido el pagaré, es conveniente hacer una llamada telefónica para agilizar el envío del instrumento de cobro.

La gestión pro-activa también es eficaz cuando el cliente paga mediante el envío de cheque, ya que es un instrumento de pago que suele llegar a manos del proveedor pasada la fecha de vencimiento, por lo que gracias a la pro-actividad en el cobro, se puede conseguir tener el cheque encima de la mesa antes del día de vencimiento de la factura.

En general siempre que un cliente pague por reposición, es recomendable hacer una gestión telefónica antes del vencimiento para prevenir los retrasos en el pago y la morosidad.

El envío mensual a los clientes de extractos de cuenta y resúmenes de las facturas enviadas es otro instrumento muy útil para la pro-actividad en el cobro, puesto que el cliente recibe toda la información de su cuenta y puede contactar con el proveedor en caso de dudas, discrepancias o faltarle una factura. Además permite preparar el terreno si el servicio de cobros de la empresa proveedora va a realizar con posterioridad alguna gestión telefónica.

Establecer un sistema activo de cobro

En lugar de dejar que el cliente efectúe los pagos de las facturas al vencimiento por medio de transferencia bancaria, es mejor domiciliar los cobros en una cuenta bancaria y utilizar el adeudo en cuenta mediante la norma bancaria del cuaderno 58, la del cuaderno 19 o la del cuaderno 32.

El control de los saldos de clientes a través el "ageing balance"

El "ageing balance" de saldos de clientes también denominado "aged debt analysis", es el balance de saldos de clientes por antigüedad del vencimiento.

El "ageing balance" es otro de los instrumentos esenciales del credit management. Este documento distribuye en el tiempo las deudas de cada uno de los clientes, teniendo en cuenta los retrasos en el pago según la antigüedad del vencimiento.

El balance de saldos por antigüedad del vencimiento ofrece de forma instantánea una imagen precisa del riesgo de cada uno de los clientes y su estructura, diferenciando el riesgo vencido del riesgo no vencido.

La ventaja de este balance es que se puede comprobar los saldos vencidos y distinguirlos de los no vencidos y además conocer la antigüedad de los saldos vencidos y su relación con la totalidad del riesgo del cliente.

Además el balance de saldos indica el límite de crédito de cada cliente y el crédito disponible, con lo que se puede hacer rápidamente un análisis completo de la situación del riesgo de cada cliente y de la totalidad de la cartera de clientes.

Con un "ageing balance" mensual el credit  manager puede ejercer un buen control de los saldos de clientes mes a mes, detectar los atrasos en el abono de las facturas vencidas y priorizar las acciones de cobro.